Que mettre dans un rapport automatique par e-mail, et à qui l'envoyer
Adaptez la fréquence à la décision que prend le lecteur. Un rapport quotidien convient à quelqu'un qui agit sur les chiffres de la veille, comme la personne qui pilote une campagne ou surveille un lancement. Un rapport hebdomadaire convient à la plupart des propriétaires de sites et des marketeurs, car une semaine lisse les écarts entre jours ouvrés et week-end tout en arrivant à temps pour ajuster les plans. Un rapport mensuel s'adresse à ceux qui jugent la direction plutôt que le détail : un responsable, un client, un investisseur. Tout envoyer à tout le monde est le moyen le plus sûr de voir les rapports ignorés.
Dans EuroMetrics, chaque site propose trois types de rapports. Le Daily Pulse couvre les visiteurs, les vues, les pages populaires et les principales sources de la veille. Le Weekly Digest compare la semaine à la précédente et ajoute une répartition par canal ainsi que les contenus les plus consultés. Le Monthly Report présente les tendances d'un mois sur l'autre, la géographie et une analyse plus détaillée des sources. Chaque destinataire peut activer ou désactiver chaque type de rapport séparément, si bien qu'une seule liste d'adresses peut servir des lecteurs très différents.
Réglez l'heure d'envoi et le fuseau horaire sur la journée de travail du lecteur, pas sur celle du serveur. Un rapport hebdomadaire qui arrive le lundi à 9 h 00 dans le fuseau du lecteur est lu en réunion de planification ; celui qui arrive le dimanche soir passe à la trappe. Utilisez l'aperçu avant d'enregistrer pour vérifier que le rapport s'affiche comme prévu et que le nom du site est bien celui que le lecteur reconnaît.
Voici un exemple de configuration pour une petite agence avec un site client. Le chargé de compte reçoit le Daily Pulse pendant une campagne active et le désactive ensuite. Le responsable marketing de l'agence reçoit le Weekly Digest chaque lundi matin. Le client ne reçoit que le Monthly Report, le premier du mois, ce qui lui donne les tendances et les principales sources sans avoir à se connecter au tableau de bord. Quand un chiffre semble étrange dans un e-mail, ouvrez le tableau de bord sur cette période et filtrez par source ou par page avant de réagir, car un seul pic de référent ou une rafale de type robot peut suffire à faire bouger les totaux d'un petit site. Les rapports hebdomadaires et mensuels sont disponibles avec l'offre gratuite Hobby ; les rapports quotidiens nécessitent Pro ou supérieur.